Wiele osób nie zdaje sobie sprawy jak istotnym elementem savoir-vivre jest precedencja. To tajemniczo brzmiące słowo pochodzi od łacińskiego słowa procedere czyli poprzedzać i określa zasady pierwszeństwa. Dotyczy powitań, pożegnań, sadzania gości przy stole, a także siadania w samochodzie.

Wiele osób uważa precedencję za zbędne utrudnianie życia, warto jednak poznać kilka zasad, dzięki którym sytuacje stawiane przed nami przez życie będą łatwiejsze do rozwiązania. Dziś skupimy się na hierarchii zajmowania miejsc w samochodzie podczas podróży służbowych i prywatnych. Gotowi do drogi? :)

Podróż służbowa samochodem

Hierarchia zajmowania miejsc podczas podróży służbowej zależna jest od tego, kto prowadzi samochód. Wielu osobom wydaje się, że miejsce obok kierowcy jest zawsze najbardziej uprzywilejowane, ale zasada ta nie dotyczy sytuacji służbowych. Jeżeli jedziemy taksówką lub samochodem ze służbowym kierowcą, wówczas najbardziej uprzywilejowane miejsce znajduje się na tylnej kanapie, po przekątnej od kierowcy. Zatem w Europie kontynentalnej, USA i w większości państw świata jest to miejsce po prawej stronie tylnej kanapy, a w krajach gdzie obowiązuje ruch lewostronny takich jak Wielka Brytania, Irlandia, Chiny, Indie czy Japonia po jej lewej stronie. Jest to miejsce najwygodniejsze ponieważ osoba siedząca na nim może swobodnie rozmawiać z kierowcą utrzymując choćby częściowy kontakt wzrokowy, zapewnia ono także komfort wysiadania i wsiadania do samochodu od strony chodnika. Kolejne w hierarchii jest miejsce znajdujące się za fotelem kierowcy, a najniższe rangą jest miejsce obok kierowcy. Ważne osoby, które korzystają z usług kierowcy nie podróżują raczej w trzy osoby na tylnej kanapie. Z kolei samochody dwuosobowe o charakterze sportowym prowadzone są przez swoich właścicieli i nie są wykorzystywane do podróży oficjalnych.

W precedencji zajmowania miejsc w samochodzie należy kierować się zasadą hierarchii ważności. Oznacza to, że osoba o wyższym stanowisku zajmuje ważniejsze miejsce w samochodzie. Uwaga! Jeżeli nie jesteśmy w stanie określić zawodowej hierarchii przewożonych osób (lub pełnią one funkcje te samej rangi), wówczas o precedencji zajmowania miejsc decyduje wiek lub płeć gdzie pierwszeństwo przyznaje się osobom starszym oraz płci pięknej. Pamiętajmy o podstawowych zasadach savoir-vivre, które mówią, że mężczyzna powinien otwierać i zamykać drzwi kobiecie, powinien także pomóc jej przy wsiadaniu i wysiadaniu z pojazdu.

Sprawa ma się inaczej, gdy podróżujemy służbowo, ale pojazdu nie prowadzi etatowy (wyznaczony) kierowca, tylko równy rangą współpracownik. W takiej sytuacji kierowca jest wyłaniany w wyniku ustaleń między podróżującymi osobami, a pasażer zajmuje miejsce obok niego. Jeśli podróżujących w takim układzie jest więcej, zajmują pozostałe miejsca w wyniku własnych ustaleń.

Podróż taksówką

Jeżeli jedziemy sami taksówką, zawsze zajmujemy miejsce po prawej stronie tylnej kanapy. Robimy tak ze względów czysto praktycznych – będzie nam łatwiej rozmawiać po drodze i płacić przy wysiadaniu. Warto też pamiętać, że gdy jedziemy taksówką ze swoim gościem, klientem lub przełożonym, w dobrym tonie jest „oddanie” mu miejsca przy tylnych prawych drzwiach. Takie zachowanie świadczyć będzie o szacunku, jakim go darzymy.

Tyle teorii, przejdźmy do praktyki i przyjrzyjmy się zasadom precedencji na konkretnych przykładach. Oto kilka scenariuszy:

Sytuacja 1:

W podróż służbową udają się:

• prezes firmy
• zastępca prezesa
• zagraniczny gość będący prezesem partnerskiej firmy
• etatowy kierowca

W jaki sposób podróżujące osoby powinny usiąść w samochodzie?

Gość zawsze zajmuje najważniejsze miejsce w samochodzie. Prezes zagranicznej firmy siada więc na miejscu znajdującym się po przekątnej od kierowcy, prezes firmy zajmuje miejsce po lewej stronie tylnej kanapy, zastępca  zajmuje fotel obok kierowcy.

Sytuacja 2:

W podróż służbową udają się:

• prezes
• asystentka prezesa
• szeregowy pracownik
• etatowy kierowca

Prezes zajmuje miejsce po prawej stronie kanapy, asystentka siada za kierowcą, a pracownik na przednim fotelu.

Sytuacja 3:

W podróż służbową udają się:

• prezes firmy, który prowadzi swój samochód
• asystentka prezesa
• zastępca prezesa
• gość prezesa

W jaki sposób podróżujące osoby powinny usiąść w samochodzie?

W tym przypadku najbardziej uprzywilejowanym miejscem jest fotel obok kierowcy, więc zajmuje je gość. Zastępca prezesa siada po prawej, asystentka po lewej stronie tylnej kanapy.

Sytuacja 4:

W podróż służbową udaje się:

• prezes firmy
• pracownik, który prowadzi samochód

Gdzie powinien usiąść prezes?

Jeśli pracownik nie pełni oficjalnej funkcji kierowcy, prezes siada na fotelu obok niego.

Sytuacja 5:

W podróż służbową udaje się:

• Dwóch profesorów uniwersytetu
• Sekretarka
• Kierowca

W jaki sposób podróżujące osoby powinny usiąść w samochodzie?

Starszy profesor siada po przekątnej od kierowcy, młodszy zajmuje miejsce po lewej stronie kanapy. Sekretarka siada na fotelu obok kierowcy.

Precedencja w życiu prywatnym

W życiu prywatnym o zasadach precedencji decyduje wiek i płeć przewożonych gości. Kiedy samochód nie jest prowadzony przez zawodowego kierowcę, wówczas najbardziej uprzywilejowanym miejscem jest fotel obok kierowcy. Następne w kolejności są miejsca na tylnej kanapie (po przekątnej od kierowcy i za kierowcą). Oczywiście wymieniona hierarchia dotyczy sytuacji, gdy przewozimy ważnych gości i chcemy zaprezentować się z najlepszej strony. Trzeba jednak pamiętać, aby nie dać się zwariować – nikt nie będzie zawracał sobie głowy zasadami precedencji podczas podróży na wakacje samochodem pełnym dzieci :)

W praktyce zasada precedencji częściej stosowana jest w sytuacjach służbowych. Są jednak w życiu prywatnym momenty, w których warto znać zasady siadania w samochodzie. Oto kilka z nich:

Sytuacja 1:

Samochodem jadą narzeczeni – kierowcą jest mężczyzna, kobieta siedzi na fotelu obok niego. Udają się na lotnisko po matkę kierowcy. Jak powinni usiąść po odebraniu jej z lotniska?

W tej sytuacji kobieta siedząca z przodu powinna ustąpić miejsca przyszłej teściowej i przesiąść się na miejsce po prawej stronie tylnej kanapy. Takie zachowanie to okazanie szacunku względem matki narzeczonego.

Sytuacja 2:

Para jedzie na lotnisko odebrać gościa (kolegę lub koleżankę), który jest ich znajomym i spędza weekend w ich mieście. Samochodem kieruje mężczyzna, kobieta siedzi z przodu. Gdzie powinien usiąść gość?

Gość  powinien zająć najważniejsze miejsce czyli fotel obok kierowcy. Kobieta powinna usiąść z tyłu po prawej stronie kanapy.

Sytuacja 3:

Para jedzie na lotnisko odebrać zaprzyjaźnione małżeństwo, które zaprosili na weekend. Samochodem kieruje mężczyzna. Jak powinni usiąść po odebraniu gości?

Miejsce obok kierowcy powinien zająć mężczyzna, który jest głową rodziny. Miejsce za nim zajmuje jego żona, partnerka kierowcy siada po lewej stronie tylnej  kanapy.

Sytuacja 4:

Małżeństwo odwozi na dworzec wiekową krewną. Samochód prowadzi mężczyzna. Jak powinni usiąść pasażerowie?

Oczywiście miejsce z przodu zajmuje krewna, kobieta siada po prawej stronie tylnej kanapy.Mężczyzna prowadzący auto powinien otworzyć drzwi seniorce i pomóc jej przy wysiadaniu.

Jak widać, precedencja jest przydatna zarówno w życiu zawodowym jak i prywatnym. Poznanie prostych zasad savoir-vivre może sprawić, że wiele kłopotliwych sytuacji będzie zupełnie proste.

Uznajesz zasady savoir-vivre czy może traktujesz je jako relikt przeszłości?

Zapisz

Prawie każdy przynajmniej raz w swoim życiu natknął się na pojęcie Ivy League. Większość osób obojętnie przenosi swoją uwagę dalej, bo przecież ta nazwa nic w Polsce nie znaczy. Przetłumaczenie na język polski również nie pomaga – Liga Bluszczowa. Liga kojarzy się ze sportem, a bluszcz ze starymi budynkami z czerwonej cegły, po których bluszcz lubi się piąć…

I tu właśnie leży sedno sprawy. Ponieważ Liga Bluszczowa, bardziej znana pod pojęciem Ivy League, opiera się na porozumieniu między elitarnymi uczelniami amerykańskimi (wspomniane „stare budynki z czerwonej cegły”) w zakresie rywalizacji sportowej. Niespodziewanym efektem tej umowy było wykształcenie się nowego i niepowtarzalnego stylu w modzie – Ivy Look, który w późniejszym czasie zyskał również nową odmianę – preppy. Cała historia zaczyna się w 1954 roku.

O co właściwie chodzi?

Stany Zjednoczone znane są z zamiłowania do amerykańskiego futbolu. Szczególnie w latach 50. na uczelniach sport ten urósł do niewiarygodnej rangi. W dniu meczu studenci dostawali futbolowej gorączki i cały ich świat kręcił się wokół tego, co miało się rozegrać na boisku. Zawodnicy z kolei traktowani byli jak celebryci, których ceni się za kompetencje sportowe, a nie intelektualne. Nie podobało się to rektorom uniwersyteckim. Doprowadzili oni więc do nawiązania porozumienia pomiędzy uczelniami, które miało położyć kres takiemu podejściu do sportu, nadając mu ponownie status „gry rekreacyjnej”.

Liga bluszczowa, założona została w 1954 roku przez przełożonych ośmiu renomowanych uczelni w północno-wschodniej części USA. Porozumienie miało na celu rozwijanie i pielęgnowanie międzyuczelnianych rekreacyjnych zawodów sportowych w harmonii z rozwojem intelektualnym, a więc pierwotnym celem każdego uniwersytetu. Wycofano stypendia sportowe i zaczęto znów traktować członków drużyn jak przeciętnych studentów.

Pomimo najlepszych intencji rektorów uniwersytetów, piękne plany rozminęły się z rzeczywistością. Wbrew założeniom porozumienia, przywrócenie rozgrywkom statusu „amatorskiego”, przyciągnęło bardzo dużą uwagę widzów spoza uczelnianego grona. Ivy League zaczęto postrzegać jako ostatnią ostoję amatorskiego futbolu. Gdy tylko na zachodzie Stanów Zjednoczonych zawodowi futboliści mieli złą passę, uwaga widzów przenosiła się na ligę amatorską. W swoim czasie zaczęto nawet nazywać uczelniane rozgrywki ostatnią „ostoją prawdziwej amatorskiej gry” (ang. vestige of true amateurism).

Nawet po zdjęciu zawodników sportowych z piedestału i przywróceniu ich do grona przeciętnych studentów, można było usłyszeć niezliczone historie, mówiące o dyskretnych prawach rządzących się światem uczelnianym. Szczególnie jeśli chodziło o rekrutację studentów. W większości przypadków, popularni gracze futbolu ze szkół średnich mieli pierwszeństwo w przyznawanych stypendiach, mimo że te sportowe już nie istniały. Dodatkowo uczelnie Ivy League zaczęły rozprzestrzeniać materiały promocyjne reprezentujące ich drużyny i graczy. Regularnie w prasie pojawiały się informacje na ich temat. Każda drużyna miała też własną broszurę, przedstawiającą krótkie biografie zawodników, mających istotny wpływ na przebieg gry.

Ostatecznie więc narodził się paradoks, nie przez wszystkich postrzegany jako zjawisko pozytywne. Liga Bluszczowa zawiązana została jako obostrzenie, którego zadaniem było utrzymanie amatorskiego statusu futbolu amerykańskiego na uczelniach. Jednak na tej idei zaczęła ona promować swoje drużyny i zapełniać stadiony widzami z zewnątrz, jednocześnie na nich zarabiając. Przez to Ivy League do złudzenia przypominała profesjonalny świat futbolu.

Mimo że pierwotne cele założycieli nie zostały osiągnięte, ogólny efekt był bardzo pozytywny, ponieważ przyniósł niespotykaną wręcz renomę Starożytnej Ósemce (ang. Ancient Eight – nazwa, pod którą również znano Ivy League). Marzeniem wielu młodych ludzi było dostanie się na przynajmniej jeden z elitarnych uniwersytetów i to nie z powodu słynnych drużyn futbolu. Studiowanie na Harvardzie czy Yale wiązało się z bardzo dobrym wykształceniem, owocną karierą i prestiżem. Taki status uczelni utrzymał się do dzisiaj. Trudno więc się dziwić, że uczelnie Ivy League mają na swojej liście absolwentów wiele znanych osobistości ze świata polityki, aktorstwa i show-businessu, jak chociażby: Meryl Streep, Bill Clinton, Barack Obama, Bill Gates czy Mark Zuckerberg.

Niepowtarzalny styl lat 50.

Z czasem w Lidze Bluszczowej zaczęła wytwarzać się swoista plemienność zachowania, wyglądu oraz ubioru zarówno studentów jak i wykładowców. Intelekt zaczął iść w parze ze stylem, a największy udział w wykreowaniu tzw. Ivy Look mieli studenci z Princeton, Harvardu oraz Yale.

Sportowe marynarki i krawaty zamiast T-shirtów, picie kawy zamiast napojów gazowanych, czytanie gazet i palenie papierosów dla zabicia czasu – oto podstawowe cechy charakteryzujące pierwsze pokolenia studentów Ivy League.Typowy wychowanek Ligii Bluszczowej w latach 50. był wielbicielem jazzu i dobrego stylu. Wspomniane wcześniej marynarki idealnie komponowały się z koszulą, pulowerem i krawatem lub muszką.

Żaden gentleman z Ivy League nie pogardziłby też takimi dodatkami jak kanotier (słomkowy kapelusz) bądź kaszkiet.

Ivy Look niósł ze sobą powiew pewności siebie. Z łatwością można to stwierdzić, patrząc na zdjęcia studentów, gdzie młodzieńcy dumnie prezentują się w koszulach OCBD, do których noszono wąskie knity (dziergane krawaty). Do koszuli zazwyczaj zakładano wełniany sweter, pulower albo kamizelkę, którą z kolei okrywano swobodnie zarzucaną tweedową marynarką w jodełkę z wąskimi klapami. Całość często uzupełniały kolorowe skarpety i loafersy lub buty żeglarskie (boat shoes/deck shoes).

Ivy Look na wielkim ekranie

W latach 1955-65 niektóre z gwiazd Hollywood zaczęły interesować się stylem Ivy League, jako że kojarzył się on z czymś elitarnym, a do tego ubrania były wyjątkowo wygodne i luźne. Przywłaszczając sobie styl ubioru studentów, aktorzy nadali mu nowy wydźwięk i zdefiniowali jako kwintesencję zasad ubioru amerykańskiego mężczyzny.

Nowy styl natychmiast przyjęła publiczność, podążająca śladem swoich idoli z filmów. Ivy Look stał się więc popularny nie tylko w całych Stanach, ale później również w Wielkiej Brytanii i Japonii. Obecnie, postaci filmowe czy osobistości publiczne nawiązujące w jakikolwiek sposób do Ivy League, znane są na całym świecie.Swego czasu nawet Hugh Hefner, którego dzisiaj ciężko zobaczyć w innym ubraniu niż wytworny szlafrok, podążał za modą Ivy Look. W 1957r., kiedy styl ten był w rozkwicie, miał on powiedzieć:

“Lubię jazz, zagraniczne filmy, ubrania Ivy League, dżin, tonik i ładne dziewczyny – te same rzeczy, które lubią czytelnicy Playboya”. (1957)

Brooks Brothers i Liga Bluszczowa

Ivy Look rozprzestrzeniał się tak szybko, że zaczęły powstawać marki odzieżowe, które skupiały się wyłącznie na tym stylu. Przykładem może być Brooks Brothers. Marka ta dzięki niezwykłemu wzrostowi popularności w stylu Ivy dotarła ze swoimi produktami do niespotykanej wcześniej liczby odbiorców.

Garnitur w stylu Ivy Look

Najbardziej typowy krój garnituru Ivy League określa się jako sack suit.  Jest to garnitur na 2.5 guzika (marynarka na trzy guziki, z klapami zaprasowanymi na dwa guziki). Garnitur taki charakteryzują także miękko wypełnione ramiona, brak przednich zaszewek i jedno rozcięcie z tyłu, które nadaje mu sportowego charakteru. Spodnie do takiego garnituru mają zaszewki, a nie zakładki i bardzo często występują z mankietem. Całego stroju dopełniają buty w stylu “penny loafers”.

Jednym ze znaków rozpoznawczych stylu Ivy Look są naturalne materiały, takie jak: bawełna, wełna, flanela czy madras, które wykorzystuje się do produkcji ubrań. Naturalne są również stosowane kolory, a we wzorach dominują głównie prążki, krata i romby.

Rektorzy uczelni, próbując zachować styl gry amatorskiej na uniwersytetach, nieumyślnie sprowokowali utworzenie się nowego stylu w modzie, za którym podążyło miliony mężczyzn. Ivy Look obecny w świecie uczelni, filmów, show-biznesu, ale też w życiu codziennym – stał się uosobieniem elegancji, klasy i dobrego smaku i tak jest do dziś.

Myślicie, że Ivy Look przyjąłby się na polskich uniwersytetach?

Zapisz

Dziennie wysyła się około 40 miliardów e-maili, które są obecnie główną formą komunikacji pisanej. Jako że grzeczność, kultura osobista i dobre wychowanie nadal są cechami pożądanymi nie tylko w kontaktach bezpośrednich, ale także w korespondencji, która w dzisiejszych czasach zdominowana jest przez pocztę elektroniczną – warto znać zasady, które nią rządzą.

fot. gentlemanschoice.pl

Poprawne napisanie e-maila mimo tego, że wydaje się błahostką, kryje w sobie wiele pułapek. Oto kilka wskazówek, które pomogą nam zaprezentować się z najlepszej strony i sprawią, że adresat (szczególnie jeśli nie znamy go osobiście) odbierze nas jako ludzi poważnych.

Błąd 1: Kompromitujący lub nieadekwatny adres e-mail

Po pierwsze, jeżeli chcemy być postrzegani jako osoby poważne i profesjonalne, powinniśmy zadbać o to, by nasz adres e-mail również taki był. Najbezpieczniej nazwać go swoim imieniem i nazwiskiem. Pamiętajmy, że adresy typu „kasiabuziaczek” czy „kicia25” są niedopuszczalne w kontaktach biznesowych.

Nieprofesjonalny adres e-mail.

Nasza redakcyjna praktyka pokazuje, że problem ten często dotyczy osób ubiegających się o pracę. Niestety CV zawierające e-maile z pseudonimami i zdrobnieniami nie skłaniają do umówienia się z taką osobą na rozmowę kwalifikacyjną. W adresie e-mail istotna jest także nazwa domeny, która stoi za znakiem małpy. Osoba prywatna powinna legitymować się adresem e-mail założonym na poważnym serwerze. W Polsce przykładami serwisów świadczących takie usługi są: gmail, wp, interia czy onet.

Kompromitujący adres e-mail to nie jedyna sytuacja, w którym adres nadawcy może być problemem. Czasem zdarza się, że firma posiada wiele marek i konieczne jest wysyłanie maili z różnymi nazwami domeny po „małpie” (@). Warto ustawić najważniejszy e-mail domyślny i pamiętać o konieczności jego zmiany, jeśli sytuacja tego wymaga.

Pozostając przy temacie rozmowy kwalifikacyjnej…
Profesjonalny wizerunek w jej trakcie jest równie ważny jak obietnica, którą złożyliśmy wysyłając świetnie przygotowane CV. Właśnie dlatego warto zainwestować w garnitur wysokiej jakości. Warto wiedzieć jak rozpoznać dobry garnitur i jakich błędów nie popełniać kupując swój pierwszy egzemplarz. Nierzadko mogą to być bardzo kosztowne pomyłki, których stosunkowo łatwo można ominąć. Zapoznaj się z filmem video, który rozwieje wszystkie Twoje wątpliwości klikając w baner poniżej.

Błąd 2: Nieprawidłowy adres odbiorcy

Wysłanie treści do nieodpowiedniego adresata może spowodować negatywne konsekwencje. fot. gentlemanschoice.pl

Interfejsy większości serwisów e-mailowych pomagają dzisiaj swoim użytkownikom tzw. autouzupełnianiem wpisywanych adresów e-mail w pole „Do:”. Nieuwaga podczas wypełniania tego pola może skończyć się wysłaniem e-maila do niewłaściwego adresata. Taka sytuacja może doprowadzić do nieprzekazania informacji lub, co gorsza, przekazania jej w niepowołane ręce.

Błąd 3: Brak tematu wiadomości

Istotnym elementem wiadomości elektronicznej jest także jej temat, który wciąż jest lekceważony przez wielu nadawców. Często w pośpiechu pomijamy to pole lub wpisujemy w nie kilka przypadkowych liter z klawiatury. Temat wiadomości jest niezwykle istotny z dwóch powodów. Po pierwsze, kiedy wysyłamy maila do osoby, której nie znamy, istnieje możliwość, że brak tematu zadecyduje o jej zignorowaniu lub usunięciu. Jednak większy problem powstaje, kiedy nie wpisujemy tematów wiadomości, gdy korespondujemy z kimś często. Przy okazji wyszukiwania ważnego maila z przeszłości, w wynikach wyszukiwania pojawia się wtedy kilkadziesiąt wiadomości o treści „Brak tematu”. W której z nich jest treść, której szuka adresat? Podobna sytuacja ma miejsce, kiedy nadawca rozpoczyna nowy wątek korespondencji, ale robi to odpowiadając na starego maila bez zmiany tematu.

Błąd 4: Błędne przywitanie

Tradycja pisania maili jest stosunkowo krótka i przez to w polszczyźnie nie posiada ona jeszcze wykształconych wzorców stylistycznych i formalnych. Wiadomość elektroniczna nawiązuje do dwóch rodzajów komunikacji: do tradycyjnego listu oraz do rozmowy bezpośredniej. W związku z tym, wiele osób ma problem z tym jak ją zacząć. Jeśli piszemy wiadomość prywatną, śmiało możemy rozpocząć od: Cześć, Hej, Droga Kasiu lub po prostu Kasiu (używając wołacza, nigdy mianownika – Kasia). Jeżeli jednak piszemy wiadomość służbową, sprawa jest nieco bardziej skomplikowana. Mimo tego, że Internet niweluje dystans między jego użytkownikami, nie można pozwolić sobie na wysłanie do przełożonego maila rozpoczynającego się nagłówkiem Cześć.

Najczęściej popełnianym błędem jest rozpoczynanie wiadomości służbowej od słowa Witam. Wyraża ono wyższość nadawcy nad odbiorcą, ponieważ sugeruje powitanie odbiorcy maila w przybytku nadawcy (mieszkaniu, domu, rezydencji, na przyjęciu itp.). Słowo Witam jest poprawne w sytuacji, kiedy podczas faktycznych odwiedzin dowolnej natury gospodarz wita gości w swoim domu.

No dobrze, tylko w takim razie jak rozpocząć e-mail by uniknąć kompromitacji?

• Najbezpieczniejszym i najbardziej eleganckim rozwiązaniem jest użycie sformułowania Szanowny Panie/Szanowna Pani (po nagłówku stawiamy przecinek). Używamy go także w sytuacjach, kiedy piszemy do kogoś po raz pierwszy. Sformułowanie to jest najbardziej formalne i na pewno nikogo nie urazi.
• Jeśli wiadomość e-mail kierujemy do osoby, której nie znamy, stosowanie zwrotów typu Panie Krzysztofie, Pani Joanno jest absolutnie niedopuszczalne. Zwrotu tego używamy tylko wtedy, kiedy jesteśmy w stanie zwrócić się tak wobec danej osoby również w rzeczywistości.
• Jeżeli korespondujemy z kimś kilkukrotnie w ciągu jednego dnia, nie rozpoczynamy każdego e-maila od nagłówka, tylko od razu odpowiadamy na otrzymaną wiadomość.

Błąd 5: Niepoprawne zaadresowanie wiadomości e-mail

Standardowy interfejs poczty e-mail zapewnia trzy pola, w które można wpisać adres odbiorcy „Do”, „Dw” i „Udw”. Poniżej zamieszczony jest opis zastosowania każdego z nich.

1. 1. „Do” (ang. To) – główny adresat wiadomości, kiedy tylko dwie osoby zaangażowane są w proces komunikacji. Jedyny wypadek, w którym w polu „Do” nie pojawia się adres e-mail adresata opisano w podpunkcie nr 3.
2. 2.  „Dw” (ang. CC) – oznacza „do wiadomości” (ang. carbon copy) – w polu tym powinien pojawić się adres e-mail osoby (osób), która nie jest adresatem wiadomości, ale powinna również ją odczytać. Wykorzystanie pola „Dw” jest stosowne, kiedy o danej sprawie powinien wiedzieć przełożony lub współpracownicy zaangażowani w sprawę, której dotyczy e-mail. Jeśli nadawca używa pola DW, podczas odpisywania na maila konieczne jest użycie przycisku „Odpowiedz wszystkim” (ang. reply to all), który zapewni, że nasza odpowiedź dotrze do wszystkich zainteresowanych i oszczędzi nam konieczności kopiowania i wklejania ich adresów e-mail.
3. 3. „Udw” (ang. BCC) – oznacza „ukryte do wiadomości” (ang. blind carbon copy) – w polu tym powinien pojawić się adres e-mail osoby (osób), która ma odczytać wiadomość, ale adresat nie powinien wiedzieć o ich udziale w korespondencji. Znajomość prawideł zastosowania tego pola jest niezwykle ważna, ale niestety niepowszechna. Choć ciężko w to uwierzyć, cały czas zdarzają się sytuacje, w których pracownik firmy wysyłając np. zapytanie ofertowe umieszcza adresy e-mail wszystkich adresatów (różnych firm) w polu „Do”, zamiast w polu „Udw”, w którym adresy te byłyby niewidoczne dla adresatów. Jest to pomyłka niewybaczalna, ponieważ ujawnia rozpatrywanych kontrahentów, a często także listę podwykonawców.

Należy pamiętać, że jeśli użyjemy tej opcji kilkakrotnie w ciągu jednego dnia, wpisując dużą liczbę adresatów (np. 50), może włączyć się filtr antyspamowy i zablokować możliwość wysyłania wiadomości na okres nawet do 2 miesięcy.

Błąd 6: Nieodpowiednio sformatowany tekst

Podczas pisania maili obowiązuje najbardziej elegancka zasada świata „mniej to więcej” (ang. less is more).  Należy zadbać o to, aby w tworzonym mailu nie pojawił się nadmiar formatowania. Trzeba pamiętać o odpowiednim rozmiarze czcionki. W korespondencji biznesowej niedopuszczalne jest stosowanie kolorowego tła i grafik. Kolejnym błędem jest pisanie wielkimi literami (z włączonym klawiszem „Caps Lock”), np. CO U CIEBIE SŁYCHAĆ? W Internecie wielkie litery rozumiane są jako przejaw krzyku i agresji. Wiele osób w ten sposób nieumiejętnie zaznacza najistotniejsze elementy wiadomości. Choć w większości przypadków to nieeleganckie, jeśli naprawdę zależy nam na podkreśleniu istotności jakiegoś fragmentu wysyłanego tekstu, lepiej go podkreślić lub pogrubić. Tego typu zabieg powinien jednak pojawić się wyłącznie w korespondencji pomiędzy przełożonym i podwładnym lub przy okazji przesyłania ważnego harmonogramu lub instrukcji do większej grupy osób.

W profesjonalnych mailach używa się tylko przeciętnego rozmiaru czcionki w kolorze czarnym.

Włączony CapsLock odbierany jest jako krzyk.

Błąd 7: Co z emotikonami?

Co z popularnymi buźkami? Jedni je uwielbiają, innych irytują. Co ciekawe, emotikony bywają pożyteczne. Często zapobiegają błędnej interpretacji tego, co chcemy przekazać w naszej wiadomości (np. gdy chcemy zażartować). Coraz częściej pojawiają się w wiadomościach i nie ma w tym nic złego, o ile są to wiadomości prywatne. Używanie emotikonów w korespondencji służbowej jest mało profesjonalne i niepoważne, dlatego lepiej zachować je na korespondencję ze znajomymi. Jednak nawet wtedy warto pamiętać, aby posługiwać się pojedynczymi emotikonami, a nie całymi ich kombinacjami.

Używanie zbyt dużej ilości emotikonów może być postrzegane jako nieprofesjonalne.

Błąd 8: Zbyt długi czas odpowiedzi

Wiele osób często zastanawia się, po jakim czasie należy odpisywać na otrzymane maile. W korespondencji biznesowej, najbardziej pożądane są odpowiedzi udzielone w przeciągu jednego dnia roboczego. Jeśli to jednak niemożliwe, np. z uwagi na urlop lub delegację, należy pamiętać o odpowiednim ustawieniu autorespondera (wiadomości generowanej jako automatyczna odpowiedź za każdym razem, kiedy otrzymamy maila). Poinformuje on adresatów podczas naszej nieobecności, że odpowiedzi nie należy się spodziewać w bezpośredniej przyszłości.

Na prywatne wiadomości można odpisać po kilku dniach – ich nadawcy zwykle mają numer telefonu adresata i w pilnych sprawach mogą  po prostu zadzwonić.

Błąd 9: Wysyłanie załączników

Firmy używają skrzynek e-mail zlokalizowanych na serwerach komercyjnych. Mają one zwykle ograniczoną pojemność. Wysyłanie wiadomości z bardzo dużymi załącznikami może łatwo doprowadzić do ich zapełnienia, co jest wyjątkowo niepraktyczne. Skany dokumentów, wielkie cenniki w PDF albo rozbudowane elementy graficzne, które niepotrzebnie zamieniają prostego maila w giganta o objętości kilkudziesięciu megabajtów, bardzo często są źródłem frustracji odbiorców.

Oprócz tego, gdy wysyłamy wiadomość z załącznikiem, warto wspomnieć o tym w treści e-maila, aby adresat nie przegapił załączonego pliku. Pusta wiadomość z załącznikiem jest nie tylko bardzo trudna do odszukania po jakimś czasie od wysłania, ale także świadczy o braku organizacji i profesjonalizmu nadawcy.

Błąd 10: Nieeleganckie zakończenie wiadomości

Kończenie wiadomości, podobnie jak ich rozpoczynanie, dla wielu osób jest dość problematyczne. Jak zatem kulturalnie i grzecznie zakończyć e-mail? Korespondencja służbowa ponownie wymaga od nas powagi i elegancji. Najbardziej kulturalnym zakończeniem wiadomości będzie zwrot Z poważaniem lub Z wyrazami szacunku, który świadczy o szacunku jakim darzymy adresata. Jeżeli korespondencja jest nieco mniej oficjalna, można zakończyć list uprzejmym sformułowaniem Pozdrawiam/Z pozdrowieniami. W korespondencji prywatnej możemy pozwolić sobie na większą pobłażliwość i wylewność pożegnań. W obu przypadkach ważne jest podpisanie wiadomości – w korespondencji służbowej imieniem i nazwiskiem (lub inicjałami, jeżeli często korespondujemy z daną osobą), w prywatnej tylko imieniem.

W korespondencji służbowej konieczny jest także podpis firmowy, który powinien uwzględniać nazwę firmy i dokładny adres fizyczny, a także www. Można także zdecydować się na umieszczenie niewielkiej grafiki z logo firmy. W przypadku osób piastujących niektóre stanowiska (np. księgowej) dopuszczalne jest także umieszczenie w podpisie maila dokładnych danych firmy (NIP, REGON, KRS) oraz numeru konta.

Korespondencja e-mail w języku angielskim

Niezwykle często zdarza się, że język polski nie jest już jedynym językiem, w którym korespondujemy. Oczywiście najczęściej używaną alternatywą jest język angielski, który w świecie korporacyjnym jest lingua franca. Relacje formalne w języku angielskim są różne od tych w naszym języku i przekłada się to bezpośrednio na korespondencję.

Poniżej prezentujemy rozpoczęcia i zakończenia maila w języku angielskim do anonimowego Johna Clarksona:

Dear Sir                               Yours faithfully

Dear Mr. Clarkson           Kind/Best regards

Dear John                          Regards

John                                    Cheers

Pod zakończeniem maila piszemy oczywiście imię i nazwisko nadawcy. Nazwisko możemy pominąć, jeśli wysyłana wiadomość jest nieformalna. Warto dodać pewne rozróżnienie dotyczące zakończenia formalnego. Wyrażenia Yours sincerely używamy, kiedy znamy adresata, do którego piszemy. Sformułowanie Yours faithfully zastosujemy, kiedy osoba, do której wysyłamy wiadomość jest dla nas nieznajoma. Obydwa zwroty oznaczają Z poważaniem.

Obecne trendy w korespondencji korporacyjnej w języku angielskim są takie, że wszyscy zwracają się do siebie po imieniu, więc czasem korespondencja w języku angielskim toczy się w sposób, w który po polsku byłby nie do zaakceptowania. Warto także zapamiętać, że forma „Panie Michale/Pani Agato” w języku angielskim nie występuje. Innymi słowy, poprawne tłumaczenie zwrotu „Panie Michale,…” (PL) to „Michał,…” (EN).

A oto krótkie podsumowanie wszystkich zwrotów powitalnych i pożegnalnych w języku polskim i angielskim:

Korespondencja elektroniczna ma to do siebie, że często zmuszeni jesteśmy „rozmawiać” z osobami, których nie znamy. Musimy zatem w minimalnej liczbie słów i zabiegów edytorskich wywrzeć dobre „pierwsze wrażenie”. Unikając dziesięciu opisanych powyżej błędów, jako autorzy maili bez wątpienia będziemy postrzegani jako osoby poważne i profesjonalne.

Jakie są Wasze doświadczenia z wysyłaniem maili? Czy opisane powyżej zasady były Wam już znane?

Zapisz

Zapisz